[채용담당자로서 지원자를 관리하는 법] 약 8년간 꾸준히 채용을 전담해 온 담당자로서 어떤 내용을 전달하면 다른 분들에게도 도움이 될 만한 내용일지를 고민해 봤습니다. 시중에는 채용에서 지원자를 잘 관리하는 것이 얼마나 중요한 지에 대해 이미 잘 나와있고, 아마 여러분이 채용담당자라면 누군가 굳이 이 내용을 강조하지 않더라도 이미 충분히 공감하고 있는 내용일 것 같습니다. 누군가 '대체 지원자는 어떻게 관리하는 것이 잘 관리하는 것이냐?'라고 묻는다면, 저는 ✔️'지원자와 채용 담당자와의 라포 형성'이 그 key' 라고 대답할 거예요. 지원자의 가까운 지인이 우리 회사에 근무하고 있어 그에 대한 정보를 속속들이 잘 알고 있지 않는 이상, 지원자는 채용 담당자를 통해 회사의 이미지를 인식하고, 또 그 정보를 듣게 됩니다. 물론 지원 전 블라인드, 잡코리아 등 회사에 대한 평점, 후기 등에 대한 정보도 찾아보겠지만, 결국 그 내용 역시 제한된 정보일 뿐이기에, 채용 담당자가 지원자에게 끼치는 영향은 꽤 지대하다고 느껴집니다. 채용담당자로서 업무를 수행하면서 가장 기쁘고 뿌듯한 순간은, 채용 프로세스가 완료된 후, 지원자가 '지원하는 동안 담당자님 덕분에 회사에 대한 인식이 더 좋아졌고, 그래서 더 입사하고 싶어졌어요'라는 감사의 말을 들을 때가 아닌가 싶습니다. 그리고 저는 생각보다 종종 지원자들에게 이러한 인사를 들어왔기에, 지원자와 라포를 형성해가는 저만의 커뮤니케이션 노하우가 무엇인지 정리해봤어요. ① 지원자별 커스터마이즈 커뮤니케이션 - 면접 전/후 지원자에게 연락할 때는 기본 template만을 활용하는 경우가 많은데요, 저는 가능한 지원자의 상황 혹은 현재를 고려하여 커스터마이즈 후 전달을 하고 있습니다. 예를 들어, 일정 조율이 어려운 대기업에 재직 중인 지원자라면, 면접 일정에 대해 물어볼 때 혹시 업무 시간에 면접 진행이 괜찮은지, 연차를 쓰기 어려운 상황이라면 비대면이나 업무 시간 이후(이름 오전 or 저녁)으로 조정이 가능함 등을 함께 안내하는 것이죠. 또한 전날이 공휴일이었다면, 휴일은 잘 보냈는지 등을 덧붙여 단순히 template을 복붙하여 전달하는 것이 아닌, 한 사람 대 사람으로 대화하고 있음을 느끼게 해주려 합니다. - 면접일 면접 당일 오전에는 지원자에게 면접일 알람 문자를 전달하고, 후보자의 회사에서 오는 빠른 길이 있다면 함께 언급을 해줍니다. 지원자가 도착하기 전에는 미리 지원자의 이력을 기본적으로 숙지하고, 지원자가 회사에 도착하면 '00(지원자의 재직사 위치)에서 오셨을 텐데, 오는 길은 괜찮으셨어요?' 하는 식으로 첫 마디를 건냅니다. 지원자가 정성을 다해 작성한 이력서를 회사에서도 꼼꼼히 검토했음을 어필할 수 있는 순간이기 때문이죠. 지원자가 도착하면 지원자를 사내 카페로 데리고 가서(사내 카페가 없는 회사에서는 지원자와 함께 1층 커피숍에 들렸다가 올라오곤 했다.) 음료를 같이 픽업하고, 면접장에 들어가기 전까지는 지원자와 이야기를 나누는 아이스브레이킹 시간을 갖는데요, 보통 '오는 길을 어땠는지, 회사의 첫 인상은 어떤 것 같은지, 혹시 면접 시작 전에 궁금한 점은 없는지' 등을 이야기하는데, 이때 10분 내외로 오가는 대화가 어떻느냐에 따라 지원자가 채용담당자에게 갖는 친밀감이 크게 차이가 나게 되는 것 같습니다. 아이스브레이킹 시에는 면접에서 물어볼 만한 자기소개, 이직사유 등을 이야기하기 보다는, 면접 준비를 하는 동안 궁금했던 점이나 면접 관련하여 추가적으로 궁금한 점은 없는지 등의 소소한 내용들에 집중하여 친구와 대화하듯 이야기를 나누고, 지원자가 얼마나 긴장했는지도 체크하여 너무 긴장했다면 편해질 만한 가벼운 농담도 해주며 긴장을 풀 수 있도록 질문도 많이 해줍니다. 만약 지원자가 큰 긴장을 안 했다면, 면접에서 물어보기 곤란하지만 궁금한 질문은 없는지 등을 물어보며 지원자가 채용담당자를 더 친밀하게 느낄 수 있도록 유도합니다. 마지막으로 면접이 끝난 후에는 언제쯤 결과가 나오고 어떻게 결과를 전해줄 것인지를 얘기하면서, 면접은 어땠는지, 어려웠던 점이 있다면 편하게 얘기해주기를 전달하며 라포를 형성합니다. ② 나는 네 편이야:) 커뮤니케이션 - 처우 조율 개인적으로 처우 조율 단계는 채용 단계, 단계마다 지원자와 쌓아온 라포가 가장 빛을 발하는 단계라 볼 수 있다고 생각합니다. 이 단계에서 채용 담당자가 지원자와 어떻게 커뮤니케이션을 하느냐에 따라, "입사"에 대한 지원자의 인상이 긍정적이게도 혹은 부정적이게도 될 수 있는 시점이기 때문이에요. 회사에서 제시한 처우와 지원자의 요구 수준에 Gap이 있을 때, 채용담당자는 누구보다 지원자의 편에 있음을 지원자가 느낄 수 있어야 합니다-실제로는 그렇지 않더라도요-. 특히 까다로운 지원자일 수록, '나는 네 편이며, 네가 요구한 수준을 얻을 수 있게 도와주는 사람'이라는 인식을 가질 수 있도록 포지셔닝을 해야 지원자를 논리적으로도, 감정적으로도 설득할 수 있게 됩니다. 지원자가 왜 이 정도의 처우 수준을 제시 받았고, 또 왜 이를 받아들여야 하는지에 대한 합리적인 근거와, 네가 잘 되었으면 좋겠고 더 나은 결과를 얻기를 바라는 네 편♥임을 어필할 수 있다면 처우 단계에서의 설득은 그렇지 않을 때보다 훨씬 스무스해 집니다. 그리고 이 모든 과정은 당연하게도 지원자와의 라포가 높을 수록 그 설득력이 높아지게 되어, 궁극적으로는 회사가 원하는 지원자를 입사시킬 확률도 높아지게 되죠. 사실 라포를 형성하는 방법은 사람마다 다양하여 일원화하기는 어렵습니다. 그래서 제가 말씀드리는 관리 방법이 무조건 옳다고 할 수도 없습니다. 다만 한 가지 확실한 것은, "채용담당자가 지원자에게 보여주는 관심과 애정은 지원자에겐 회사가 개인에게 보여주는 관심과 애정으로 느껴지게 된다는 것. 그리고, 채용 담당자와 지원자와의 라포 형성은 회사와 개인 간의 라포 형성으로 이어지는 첫 연결고리"라는 점을 명심하여 지원자를 관리한다면, 우리는 더 좋은 역량을 보유한 채용담당자가 될 수 있을 것이라 생각합니다. 읽어주셔서 감사합니다 :)
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