[조직진단 해보셨나요?] 일을 하다 보면 다양한 이슈를 접하게 되는데요. 직원들이 인사팀에 토로하는 고충을 직원들의 불평 불만으로만 여긴다면 하소연을 듣거나 고충을 상담하는 것에 지나지 않겠지만, 직원의 목소리를 통해 우리 조직의 개선 사항을 찾아낸다면 이는 조직개발을 위한 시작점이 될 수 있을 것입니다. 물론 인사팀에서 모든 문제를 해결할 수 없겠지만, 적어도 우리 조직의 시스템, 구조, 문화, 리더십, 인재 육성, 인력, 역량 등 조직 전체적인 관점에서 성장의 발목을 잡을 수 있는 여러가지 문제점들을 파악하여, 이러한 사항들을 인사 전략/회사 전략에 반영하고 다른 팀과 함께 이슈를 해결하며 조직개발을 위한 팁을 얻을 수 있을 것입니다. 조직 진단은 불평 불만을 이야기하고 문제 자체에 초점을 맞추기 보다, 문제 해결에 초점을 맞추어 이슈를 해결해나가는 긍정적인 조직 문화 형성에도 밀접한 영향을 끼치는 것 같습니다. 조직 규모마다 조직 진단 방법이 다르겠지만 제가 경험했던 조직 진단 방법 및 시사점에 대해서 공유 드리고자 합니다. - 조직직단이란? 조직 진단은 조직 내부의 구조, 프로세스, 문화 등을 체계적으로 평가하고 분석하는 과정을 말합니다. 이를 통해 조직의 강점과 약점, 문제점을 식별하고 구조/시스템/역량 분석을 통해 조직 운영의 효율성을 강화시키는 것을 목적으로 합니다. 직무별 주요 과업과 프로세스가 명확히 정의되어 있지 않는 경우 직무조사를 통한 직무별 주요 과업 및 프로세스 정립을 통해 직무 수행 및 인력운영의 효율성을 강화시킬 수 있습니다. 또한 유관 부서 간의 문제 요소나 부서 간 업무 프로세스 효율성을 개선할 수 있습니다. - 조직진단 방법 예시 : 조직 진단 방법은 다양합니다. 1. SWOT 분석 : - SWOT 분석은 조직의 강점(Strengths), 약점(Weaknesses), 기회(Opportunities), 위협(Threats)을 파악하는 분석 방법론입니다. 내부 요인과 외부 요인을 고려하여 조직의 현재 상태를 파악하고, 전략적으로 개선할 수 있는 방향을 제시합니다. 2. 7S 모델 : - McKinsey의 7S 모형은 조직의 구성 요소를 7가지 요소로 분류하여 분석하는 방법론입니다. 전략(Strategy), 구조(Structure), 시스템(Systems), 기술(Skills), 스태프(Staff), 공유 가치(Shared Values), 스타일(Style)의 7가지 요소를 통해 조직의 상태를 파악하고 개선 방안을 모색합니다. 3. 진단적 인터뷰 : - 조직 내부 구성원이나 이해 관계자들과의 인터뷰를 통해 조직의 현재 상태를 진단하는 방법입니다. 구성원들의 의견을 듣고 이해 관계자들의 관점을 수집하여 조직의 문제점과 개선 가능성을 파악합니다. 5. 조직문화 분석 : - 조직의 문화를 분석하여 조직 내의 가치, 신념, 행동 양식 등을 이해하는 방법론입니다. 조직문화가 조직의 성과에 미치는 영향을 파악하고 문화를 개선하여 조직의 성과 향상을 도모합니다. 조직 진단 방법에 여러가지가 있지만 스타트업이나 소규모 기업일 경우 개인 직무기술서 (job description)을 통한 전직원 직무 조사 및 Job interview를 통한 직원 면담 등의 방법을 활용할 수 있습니다. 직무 조사 및 면담 조사 결과를 체계적으로 분석하기 위해 저는 맥킨지의 7S 조직진단 모형을 바탕으로 분석하여 전략(Strategy), 구조(Structure), 시스템(Systems), 기술(Skills), 직원(Staff - 역량 및 개발), 공유 가치(Shared Values), 스타일(Style - leadership & culture)의 7가지 요소를 바탕으로 아래 단계별로 조직의 현황과 이슈를 도출하여 Action plan을 도출해보았습니다. Step 1 : 직무/면담조사 Step 2 : 이슈 도출 Step 3 : 원인 분석 Step 4 : 대안 제시 Step 5 : Action Plan 수립 및 실행 Job interview 시에는 크게 아래 주제를 바탕으로 진행했습니다. 인터뷰를 통해 직원 분들의 의견과 목소리를 들을 수 있는 의미 있는 시간이었습니다. Job interview 주제 1. 조직기능, 역할, 업무 프로세스, 조직역량 현황 및 장애요인 2. 각 직무별 과업내용, 필요자격 요건 3. 인력규모 산정 시 고려요소 4. 부서별 직무 특성 및 인력 운영 이슈 및 개선 아이디어 5. 개별 직무 전반 및 개선 필요사항 확인 6. 유관 부서 간 업무 프로세스 개선 필요사항, 이슈 확인 Job interview 시 참고할만한 질문 리스트입니다. 질문이 꽤 많습니다. (취조 아님 주의..) 1. 직무 특성 및 이슈 사항 확인 2. 인력 배치 및 운영상의 특성 (문제점과 주요 이슈는 무엇입니까?) 3. 인력 배치 및 운영상의 특성 (인력을 효율적으로 운영하기 위하여 선두적으로 개선되어야 하는 부문은 무엇입니까?) 4. 인사 제도 (직원 역량 강화 및 동기부여를 위해 인사 제도 중 개선/신설이 필요한 것은 무엇이라고 생각하십니까?) 5. 직무 (팀 해당 직무의 유기성은 어떠합니까? 팀별 업무 로테이션) 6. 직무 (담당 직무에 대해서 간단하게 소개해주시기 바랍니다) 7. 협력 파트너 (팀과 주로 의사소통이 이루어지는 내부팀과 외부는 어디입니까?) 8. 직무 미션 (담당 직무가 우리 회사에 반드시 존재해야 하는 이유는 무엇이라고 생각하십니까? 팀의 핵심 미션은 무엇입니까?) 9. 직무 핵심 이해관계자/핵심 고객 (본 직무를 가장 필요로 하는 존재(이해관계자)는 누구입니까? (또는 본 직무를 통해 이익을 얻을 수 있는 존재는 누구입니까?) 10. 핵심 성과 목표 (본 직무를 수행하는 사람들은 상기의 이해관계자에게 어떤 이익을 제공하기 위해 노력해야 합니까?) 11. 직무 Critical Success Factor (이익(또는 성과)를 만들어내는데 결정적인 영향을 미치는 선행 요인은 무엇입니까? (또는 많은 성과를 내는 사람의 핵심 경쟁력은 무엇인가요?) 12. 직무 숙련 행동 (앞서 응답한 선행 요인을 확보하기 위해, 응답한 성과 목표를 달성하기 위해 업무 현장에서 어떠한 일들을 어떻게 잘해야 하는지 설명해주시기 바랍니다.) 13. 직무 만족 (현재 업무를 통해 성취감을 느끼며, 이에 따른 만족감도 느끼고 있나요?) 14. 업무 적성 - 업무 능력 발휘 (현재 직무에 나의 능력을 충분히 발휘하고 있다고 생각하십니까?) 15. 업무 적성 - 업무 적절성 (나의 능력을 고려할 때 업무량이 적당한 편이라고 생각하십니까?) 16. 업무 적성 - 업무 분장 (우리 팀의 업무 분장은 능력과 적성을 고려하여 적절히 배분 되어 있습니까?) 17. 업무 혁신 환경 - 업무 지식 습득 (직무 수행 상 필요 요건 확인 (실무 지식, 기술, 자격, 교육, 가장 필요한 업무 역량은?) 18. 업무 혁신 환경 - 책임과 권한 (담당 업무에 대해 적절한 책임과 권한을 가지고 있습니까?) 19. 팀 분위기 - 동료들은 필요하면 언제든지 도와주는 분위기입니까? - 팀 업무 중 중요도/난이도가 높은 업무는? 순서대로 나열한다면? - 팀 업무 수행을 하는데 가장 큰 장애 요인은? - 야근은 어느 정도 수준으로 이루어지고 있는가? 20. 조직 몰입 - 부서 간 협조 (업무 수행에 부서 간 협조가 잘 이루어진다고 생각하십니까?) 21. 프로세스 개선 (현재 유관 부서와 함께 진행하는 업무 중 프로세스 개선이 필요하다고 생각하는 부분, 반복하여 발생하는 이슈 사항에 대해 list up해주시기 바랍니다) 22. 직무 개선 사항 - 담당 업무 중 비효율적 프로세스 - 업무 분장이 불명확한 부분 - 불필요한 업무 폐지, 업무 간소화 필요한 부분 - 타 부서 이관, 업무 재분장이 필요한 업무 - 단순 반복적 업무로 전산화 필요한 업무(부서별 공유 폴더 등) - 아웃 소싱 또는 인하우스 강화업무 - 직무 강화(교육, 세미나 참석 등) - 프로세스 개선/애로 사항 23. 팀장 리더십 관련 질문 - 팀장은 우리 부서가 기대치를 능가할 수 있도록 동기부여 하시나요? - 팀장은 부서에서 신뢰와 열린 자세를 바탕으로 근무 환경을 조성하시나요? - 팀장은 업무를 훌륭히 수행하는데 필요한 건설적인 피드백을 제공하시나요? - 팀장은 부서의 목표 달성을 위해 내가 기여할 수 있는 방법에 대해 명확히 설명해주나요? - 모든 업무에 대해 팀장님께 검토를 받으시나요? 아니면 일임하시나요? - 직속상사의 전문적인 능력 (귀하 부서 업무 영역 내에서 관련지식과 능력) - 팀장은 내가 속한 부서의 운영 및 개발 계획 등 모든 면에서 균형을 유지하시나요? 조직 진단 프로젝트 결과 저희 조직의 성장을 위해 필요한 의미 있는 Action Plan 들을 도출할 수 있었고, 인사팀 뿐만 아니라 다른팀도 함께 연계하여 프로젝트를 진행하여 조직을 종합적인 관점에서 다양한 관점과 각도로 함께 점검해볼 수 있는 좋은 기회가 되었습니다. Action Plan 도출 보다 중요한 것은 리더분들의 지원과 도출된 Action Plan의 전사적 실행일 것입니다. 공식적인 인터뷰가 아니더라도, 상시 직원 인터뷰를 통해 조직의 현황을 파악할 수 있을 것입니다. 현업 부서의 현황과 목소리를 듣는 것, 공식적인 커뮤니케이션 뿐만 아니라 비공식 커뮤니케이션(직원 상시 소통)은 HR의 중요한 역할 중 하나라 생각합니다. 조직 개발의 팁을 얻는데 조금이나마 도움이 되시기를 바랍니다.
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