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[ 업무 분장을 잘 할 수 있는 방법은? ] 신규 직원이 입사하거나 업무 Role의 변경이 필요한 경우 업무 분장을 한다. 나의 경험 상 업무 분장을 할 때마다 유쾌한 경험은 아니었던 것 같다. 포인트는 ‘누가 더 인정받는 일을 하는 것, 기존에 하던 일이 아닌 새로운 일을 하는 것’, ‘경력개발에 도움이 되는 일을 하는 것’이었다. 우리가 하는 업무는 크게 두 가지로 나눠진다. 기획과 운영업무. 기획 업무는 새로운 제도, 체계를 만들거나 기존에 있던 것들을 보완하고 발전시키는 업무로서 경영진의 관심사이자 주로 선임급들이 하는 업무이다. 운영 업무는 늘 일상적으로 하는 업무들 HR로 이야기하면 급여, 4대 보험, 발령, 신입/경력사원 입문교육 등의 업무이며 주로 대리급 이하의 직원들이 담당한다. 두 업무의 성격이 다르기 때문에 경험과 노하우, 업무에 대한 지식 등이 많은 선임급 들이나 일머리가 있고 일을 잘한다고 주위에서 평가받는 일부 대리급 이하의 직원들이 기획 업무를 담당한다. 첫 번째 갈등의 시작은 항상 여기서 시작됐다. 기회조차 부여되지 않는 것. 운영 업무를 담당하는 직원들은 매일, 매월마다 진행하던 업무를 빠짐없이 해야 하기 때문에 ‘너희는 다음에 기회를 줄게’라는 말로 업무 분장에서 늘 배제가 됐다. 선임이 돼서 급여 업무를 할 수는 없다, 경영진 지시 사항을 처리해야 되니 과거에 수명(受命) 업무를 담당했던 사람이 하는 것이 업무에 속도가 붙는다는 등의 이유로 운영 업무를 하는 직원들은 항상 업무 분장에서 큰 변동이 없었다. 두 번째 갈등은 ‘인정받는 일을 하는가?’에서 발생했다. 상대적으로 비교했을 때 기획 업무를 담당하는 직원들이 운영 업무를 하는 직원들에 비해 직책자의 눈에 더 띄게 되고 인정받을 수 있는 기회가 더 많은 것이 사실이다. 사람은 인정을 받고 싶은 동물이다. ‘나는 누구의 인정도 받지 않고 나의 길을 가겠어’라는 마인드로 직장 생활을 하는 사람도 있지만 성과주의 시대, 내가 어떤 일을 하고 있고 나의 역할을 무엇이고 나는 이 조직에서 중요한 일을 하고 있다는 각인을 누군가에게 심어주고 싶어 한다. 그에 따른 칭찬과 인정은 당연히 덤으로 따라오는 직장인들의 요구 사항이다. 그렇기 때문에 나의 업무가 상급자에게 인정받을 수 있는 일이냐 아니냐는 상당히 중요한 부분이다. 세 번째 갈등은 일의 개수 또는 영역이다. 경험상 업무 분장표를 받으면 가로축에는 이름, 세로축에는 업무가 적혀 있는 업무 분장표를 받았다. 분장표를 받으면 제일 먼저 나의 업무를 확인하고 나의 업무 개수와 다른 사람들의 업무 개수를 확인했다. 표기되어 있는 업무에 업무별 발생빈도, 중요도 등이 표현되어 있지는 않아서 부여된 업무에 따른 업무의 양과 시간들을 명확하게 파악할 수는 없었다. 하지만 단순히 나의 업무 개수가 많고 적음이 갈등의 원인이 됐고 특히나 동일한 직급의 다른 직원과 비교를 하게 되면 불만이 더 커졌다. 업무 영역 또한 내가 하고 싶은 영역인지 아닌지, 나의 CDP와 관련이 되어 있기 때문에 갈등의 원인이 되었다. 모두가 100% 만족하는 업무 분장이 과연 있을까? 물론 기업마다 명칭은 다르지만 대기업일수록 인사기획, 인사운영, 급여, 교육, 조직문화 등 업무가 팀/파트 단위로 세분화되어 있어서 해당 업무만을 하기 위한 인력을 뽑아서 운영이 되고 있다. 하지만 기업 규모가 작을수록 하나의 인사팀 안에 인사의 다양한 영역들을 1~2명씩 나눠서 하기 때문에 업무 분장의 갈등이 없는 곳은 없다고 조심스럽게 말하고 싶다. 그렇다면 갈등 없이 업무 분장을 하는 방법은 무엇일까? 솔직히 말하면 나도 그 해법을 찾고 있는 중이다. 업무 분장과 관련되어 여러 기사와 글들을 보면서 ‘조직 관점에서 업무 분장을 해야 된다’, ’명확한 직무 분석을 통해 공평성, 형평성을 유지하면서 해야 된다’, ‘개인의 성장을 고려해야 된다’는 등 좋은 말들이 많지만 이 좋은 말들을 현장에서 어떻게 적용할지는 현장에 있는 우리와 우리들의 직책자의 몫인 것 같다. 나는 지금 조직 내 선임 위치에 있다는 이유로 파트장님과 함께 업무 분장에 대한 논의를 하고 있다. ‘다른 직원들에게 어떤 일을 하고 싶냐, 지금 하고 있는 일이 괜찮냐’를 물어보고 있지만 그들이 원하는 요구 사항이 반영된 업무 분장 결과가 나올지는 솔직히 나도 의문점을 갖고 있다. 그런데 내가 파트장님께 말씀드린 몇 가지가 있다. 첫 번째, 직원들의 경력개발을 고려해야 한다. 인사의 많은 영역 중에서 본인이 하고 싶은 영역, 추후에 이직을 한다고 했을 때 본인만의 HR 전문 영역 하나쯤은 가질 수 있게 해야 한다는 것이다. 그러기 위해서는 어느 정도 업무 숙련 기간이 필요하기 때문에 지금 하고 있는 일을 3년 정도 해볼 수 있게 했으면 좋겠다는 것이다. 두 번째, 직급에 맞는 책임과 권한을 줘야 한다는 것이다. 직급에 맞는다는 말이 고직급은 기획 업무, 저직급은 운영 업무만을 줘야 한다는 의미는 아니다. 업무 중요도와 빈도 등을 고려해서 본인의 직급에 맞는 분장을 해야 되고 과도한 업무를 부여만 하고 권한도 없고 책임도 없이 해서는 안 된다고 하였다. 마지막으로 업무 분장을 최종 발표하기 전에 시간을 내서 직원들과 1:1 면담을 해달라는 것이다. 직책자로서 직원들을 다 알 것이라는 점, 이 직원이 잘하는 것은 무엇일 거야라는 착각보다는 직접 직원들의 이야기를 듣고 판단해 달라는 것이다. 이 세 가지를 이야기했지만 이야기하고 나서 나는 파트장님께 죄송한 마음이 들었다. 결국 결정은 직책자인 파트장님이 하실 텐데 그 책임의 무게를 덜어드리지는 못하고 더 쌓아드린 것 같았기 때문이다. 언젠가는 나도 겪을 일일 텐데 말이다. 업무 분장은 조직의 승패와 관련이 있을 만큼 중요하고 신중해야 한다. 지금까지 주먹구구식 업무 분장, 선심성 업무 분장을 했다면 한 번쯤은 업무 분장에 대해 스스로 생각해 보길 바란다. 어떻게 하면 우리 팀/파트가 성과 내는 조직이 될 수 있는지, 어떻게 업무 분장을 해야 각자의 역량을 잘 발휘해서 목표를 달성할 수 있는지 그 시작은 바로 업무 분장에 있을 테니 말이다.

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