[ 교육담당자가 쉽게 놓칠 수 있지만 반드시 챙겨야 할 것 ]
여러 교육과정들을 설계하고 기획하며 운영하는 HRD 담당자.
그 가운데에서도 실제 교육이 얼마나 효과적이었는지에 대한 부분을 검증하기란 참 어렵습니다.
단순한 만족도조사에서부터 사전/사후평가, 체계적인 지수 측정까지 여러 방법들이 있지만, 이 때까지의 경험으로 보아, 무엇보다도 수강인원의 입장에서 교육을 평가해보는 것이 가장 중요한 것 같네요.
근래, 기획한 교육을 운영하면서 느낀 몇 가지를 나눠보고자 합니다.
제목은 조금 거창한 듯 하지만, 사실 여러분이 많이 알고 있음에도 바쁘면 무시하기 쉬운 내용이에요.
스스로 한 번 짚고 넘어가면 좋을 것 같아 이렇게 글로 전합니다.
첫째, 교육일정은 담당자 기준이 아니라 일반적인 직원 기준.
보통 강사분 혹은 교육기관과 협의를 하며 견적을 받고나서, 그 후에 일정을 세팅하게 되는데요.
이 때 놓치지 말아야 할 것이, 담당자 본인의 스케쥴에 맞추는 것이 아닌, 본인이 교육대상자로 타겟한 분들의 업무 흐름 및 스케줄입니다.
예를 들어, 크게는 하계휴가 일정과 경영진 정기회의(보고)일정, 월 마감일정 혹은 (본인의 회사가 제공하는) 제품 혹은 서비스의 단계별 수립 일정입니다.
이런 일정들의 특징은, 미리 한참 전에 세팅되어있거나 규칙적이라 예상하기 쉽다는 점이에요.
다들 느끼시죠? 저 스케쥴들과 교육일정이 겹치게 된다면, 팀 내에서 참석한다고 말하기가 조심스럽다는 사실. 어떻게든 참석해보려해도 교육 직전에 급한 업무 사정으로 불참하기가 쉽습니다.
그렇다면 어떻게 이런 일정들을 파악해야 할까요?
교육담당자 입장에서는 타 부서의 업무 일정을 전부 알 수는 없으니까요.
이럴 때 필요한 부분이 팀장님이나 본인의 커넥션을 통해, 사전에 타 부서나 회사의 전체적인 일정을 파악하는 것 입니다.
규칙적인 부분은 선임(사수)이나 리더분들이 이미 알고 계시는 경우가 많고, 큰 계획에 따라 진행되는 단계별 일정들은 본인의 지인 또는 팀원의 지인분들을 통해 건너건너 파악할 수 있습니다.
만약 시스템으로 일정이 관리되고 있다면, 조회권한에 넣어달라고 하는 것도 방법이죠.
아직 입사한 지 얼마 안 되었다는 이유로 커넥션이 부족하다고 느끼신다면?
이번 기회에 만들어보세요. 알고 있을 것 같은 타 팀의 멤버분들이나, 다른 담당자분들과 컨택하는 것.
우리는 교육담당자 입니다. 그 분들의 입장에서, 친해져서 마이너스가 될 일이 없는 사람들이라는 거죠.
모두 겪어보시지 않으셨을까요? "혹시 빈 자리 있으면 (혹은 남는 예산 있으면) 연락 좀 부탁드릴게요."
지금은 도움을 요청하는 입장이지만, 나중에는 도움을 드릴 수 있는 입장이란 걸 놓치지 않으셨음 해요.
둘째, 위탁교육이라면 반드시 한 번은 수강생으로서 들어볼 것.
교육담당자 특성상 맡은 업무가 많다보니, 위탁교육은 정말 '위탁'으로만 끝나는 경우가 많죠.
하지만 여러 차수를 운영하는 계획을 세웠다면, 반드시 한 차수(되도록 첫 차수)는 수강생 중 한 명으로 그 수업을 들어보는 것이 필요합니다.
교육기관 담당자나 다른 기업/단체의 평가를 전부 믿으시는 건 추천하지 않습니다.
그 분들의 입장에서는 교육을 유치하는 것이 목적이고, 또 다른 기업/단체의 구성원과 우리 구성원의 니즈가 같을 수는 없으니까요.
우리가 담당자입니다. 익히 경험해보셨겠지만, 교육이 잘 이루어지면 그것은 당연한 것이나, 만족스럽지 못한 경우에는 오롯이 그 책임은 우리에게 옵니다.
단순히 만족도조사와 설문결과만을 보고 판단하지 마세요.
그 결과만을 보고 추가차수, 연마다 정기적으로 진행되는 교육이 되기엔 리스크가 큽니다.
수강생의 입장으로, 실제 교육장을 가는 경로는 어떤지, 안내대로 가면 헷갈리지는 않는지부터 체크.
교육생이 처음 건물에 도착해서, 입장에서부터 강의장까지 가는 동선과 느껴지는 분위기.
직장인인 만큼, 주차가 가능한지 (수강생 대상 유/무료 여부), 주차는 가능하지만 주차자리가 좁거나 부족하지는 않은지.
강의장까지의 안내표시나 안내해주시는 분들이 계신지, 또 강의장 안의 책상/의자 상태 및 배열은 어떤지.
오리엔테이션이 잘 이루어지는지, 요청한 사항 중 빠졌거나 잘못 와전될 가능성이 있는 부분은 없는지.
강사분의 톤이나, 마이크 등 기자재, 교재와 실제 강의안과의 일치도, 강의 과정 등은 필수로 파악해야 하죠.
또, 점심은 어떻게 제공되는지. 혹은, 주위에 얼마나 많은 식당이 있는지. 붐비는 정도와 그 시간이 어떤지.
이런 부분들은, 결코 만족도 조사나 설문에 나타나지 않습니다.
아시잖아요, 웬만하면 후하게 평가하시는 분들이 대부분이라는 걸. 그래서 부정적인 피드백을 유심히 봐야 하기도 하지만, 그것보다 확실한 것은 우리가 담당자가 아닌 수강생으로서 직접 참여해보는 것입니다.
겪어보고, 바꿀 부분이 있다면 요청하고, 그게 불가능하다면 다른 교육장 혹은 타 교육과정(기관)으로 바꾸는 게 가장 효과적인 방법입니다.
만약, 본인이 담당하기 전부터 의례 해오던 교육이라면, 필히 한 번은 들어보시는 것을 추천합니다.
그 때와 지금은 다를 수 있거든요. 오래된 교육일수록 수강한 인원분들이 많기 때문에, 주기적으로 업데이트하고 새롭게 단장할 필요가 있다는 걸 잊지 않아야 할 것 같네요.
셋째, 리워드는 후하게, 패널티는 강하게.
현업이 바쁘다는 건 잘 알고 계시죠. 갑작스러운 불참과 교육 중간중간에도 대응해야 하는 분들이 많은 모습은 교육현장에서 부지기수입니다.
하지만 이건 교육효과성 측면에서 결국 마이너스입니다.
많이들 느끼실 거에요, 교육을 쉬러오는 것이라고 생각하시는 수강인원분들이 많다는 것.
강의장 내의 분위기를 흐리거나 어수선하게 만들 뿐만 아니라, 교육을 해주시는 강사분들의 입장에서도 우리 조직에 대한 평가가 부정적이 될 수 밖에 없고, 무엇보다 형식적인 강의가 될 가능성이 높다는 게 문제입니다.
수강생와 강사 모두 시간만 보내다가 간다는 건, 우리 조직에도 결코 바람직한 현상은 아니죠.
반드시 취소기한을 명시하여 강조하는 것을 추천드립니다.
예를 들어, 몇주 전, 며칠 전 등, 과정마다 동일하게 설정해야 수강인원분들이 익숙해질 수 있습니다.
여기에 대참자 지정이라든지, 기한을 넘겨서 취소할 시의 패널티 등을 사전공지시에 안내해야 합니다.
또, 개인이 교육담당자에게만 취소사실을 알리기보다, 해당인원의 소속 팀장(리더) 및 교육기관의 담당자에게 함께 메일로 공식적인 취소를 해야 받아들여질 수 있음을 주지시키는 것이 중요합니다.
명목상의 취소기한일 뿐, 언제든 현업 때문에 취소할 수 있다는 인식이 생겨버리면, 결국 조직의 교육예산만 낭비될 뿐입니다.
취소한 사람이 누구인지, 교육 입과일 기준 어느 시점에 취소했는지, 소속 리더 혹은 팀 내부적으로 얘기된 상황인지, 어느 조직에 속하는지 등, 이 내역을 리스트화 할 필요성이 있습니다.
이를 토대로, 해당하는 개인과 그가 속한 팀/조직에 패널티를 주어야 하니까요.
이 말은 곧, 취소하지 않고 잘 참여하여 수료까지 한 인원 및 소속 조직에, 교육예산이나 기회 등의 리워드 우선순위를 높이면, 예산을 효과적으로 운영할 수 있다는 것을 의미합니다.
반대로, 갑작스러운 취소이력이 많은 특정 팀이 있다면, 그 이유를 알아보고 그 팀만을 위한 별도 교육을 기획하는 것이 필요하죠.
리더의 성향이거나 (교육참석을 탐탁치 않아하거나), 정말 현업이 불규칙적이라 개인별로 별도 사외교육을 지원하는 게 차라리 효과적이라거나, 교육장소와 근무장소가 멀어 신청율이 떨어진다거나 하는 문제는 깊이 들여다보아야 알 수 있습니다.
교육효과성이 높도록 특정 대상에 집중하는 것도 필요하지만, 조직 전반적으로 교육 기회를 균등하게 나눌 필요도 있으니까요.
조직의 실적이 안 좋아지면 제일 먼저 삭감되기 쉬운 게 교육예산이죠.
그만큼 교육담당자들의 업무 난이도와 고민이 깊어지는 건 어쩔 수 없는 것 같습니다.
그럼에도 예산을 효과적으로 운영하는 것과, 수강인원들의 만족도, 그리고 교육효과성이 우리의 실적이니까요.
많은 업무량에 기계적으로 임하다보면 쉽게 간과할 수 있는 몇 가지 부분들.
의식적으로 놓치지 않는다면, 우리의 시간과 가용예산을 아낄 수 있다는 걸 기억하셨으면 좋겠습니다.
이 순간에도 많은 고민을 할 교육담당자분들을 응원합니다. 같이 힘내봐요, 화이팅!
