효과적인 회의는 리더에게 달려 있다 내년의 사업계획과 예산을 논의하는 연말 시즌을 지나면서, 팀장님이 주최하는 회의에 참석하는 일이 많아졌습니다. 단순히 Ideation 하자는 취지이긴 했지만 그렇게 진행되는 회의는 늘 그렇듯 결론없이 끝나곤 했습니다. 서로 아이디어를 나누고 각자의 의견을 내놓는 것은 좋지만, 아무런 결론도 내지 않은 채 회의가 종료되는 일이 반복되다 보니 점점 회의에 대한 피로감이 커졌습니다. 제가 속한 팀에서도 매번 이런 회의가 이어지면서, 회의는 반드시 해야만 하는 일인지, 아니면 단지 시간을 보내는 일인지에 대해 고민하게 되었죠. 그때 문득, 회의가 제대로 이루어지지 않는 이유는 무엇일까? 라는 질문이 떠올랐습니다. 결론 없이 똑같은 이야기만 반복되는 논의, 서로의 감정이 상하게 되는 의사소통, 목적이 불분명한 회의가 계속해서 이어지는 이유는 무엇일까? 이 문제를 해결하려면 무엇이 필요할까? 바로 리더십에 대한 깊은 고민이 필요하다는 생각을 하게 되었습니다. 2023년 1월, 조선일보에 실린 ‘직장 내 회의 문화’에 대한 설문 조사에 따르면, 직장인 614명 중 69%가 회의에 대해 불만족을 느낀다고 응답했습니다. 불만족의 주요 원인으로는 결론 없는 회의(27%), 수직적인 분위기(24%), 명확하지 않은 목적(17%) 등이 있었는데요. 이는 많은 조직 내에서 발생하고 있는 문제로, 회의문화에 대한 구성원들의 부정적인 인식을 보여줍니다. 회의는 단순히 시간을 보내는 활동이 아닙니다. 효과적인 회의는 높은 생산성을 이끌어내는데 아주 중요한 요소이고, 이러한 회의를 주도하기 위해서는 결국 리더의 역량이 매우 중요합니다. 그렇다면, 효과적인 회의를 진행하기 위해서는 무엇이 필요할까요? 효과적인 회의 문화를 위한 3가지 핵심 요소 명확한 회의 목적 설정 무엇보다 회의를 시작하기 전에, 이 회의를 통해 얻고자 하는 바 즉, 회의의 목적이 명확히 정의되어야 합니다. 회의의 목적이 불분명할 경우 참석자들은 자신이 왜 이 회의에 참석해야 하는지 모른 채로 목적을 잃은 논의만 지속하게 됩니다. 만약 아이디어를 얻기 위한 회의일지라도 어떤 종류의 아이디어를 얻고자 하는지, 해결해야 할 핵심 문제가 무엇인지 분명히 하면 더 밀도 있는 회의가 될 수 있겠죠. 또한 회의를 주도하는 리더는 회의의 목적, 결과, 논의할 내용, 진행 과정 등을 사전에 참석자와 공유해야 합니다. 결과 지향적인 결론 도출 회의는 결과를 도출하는 과정이어야 합니다. 회의에서 나온 아이디어와 의견은 결국 실행 가능한 액션 아이템으로 이어져야 하며, 이를 위해 회의가 끝날 때마다 어느 정도의 결론을 내야 합니다. 이 과정이 없다면, 회의는 결국 의미 없는 대화의 반복이 되어버리고, 사람들은 저처럼 지쳐버릴지도 모릅니다. 참여와 소통의 균형 모든 참석자가 적극적으로 참여할 수 있는 분위기를 만들어야 합니다. 다양한 의견을 나누는 것이 중요한 만큼, 누군가의 의견이 다른 사람들의 생각을 제한하지 않도록 해야 합니다. 모든 사람이 자유롭게 의견을 나누는 동시에, 논의가 지나치게 길어지지 않도록 소통의 균형을 맞추는 것이 포인트 아닐까요? 리더의 역할 : 회의를 성공으로 이끄는 열쇠 효과적인 회의를 위한 핵심 요소들은 분명합니다. 그러나 이러한 요소들이 제대로 작동하기 위해서는 리더의 역할이 무엇보다 중요합니다. 회의에서 리더는 단순히 팀 내 의견을 조율하는 사람이 아닙니다. 리더는 회의의 목적을 설정하고, 오늘의 이 회의를 통해 목표를 달성할 수 있도록 진행 방향을 제시하고 결과적으로는 의사결정까지 이끌어 내는 Key의 역할을 하죠! 여기서 한가지 더! 회의를 통한 의사결정은 구성원의 수용을 거쳐 실행하는 단계에 도달하게 됩니다. 회의를 통해 논의된 내용을 기반으로 하여 의사결정을 할 때는 공감기반 결정(Consensus Based Decision)을 통해 충분히 의견을 수렴하고, 구성원들이 그 결정을 이해하고 수용할 수 있도록 해야 합니다. 결국, 리더는 "주장"이 아니라 "납득"을 이끌어내는 사람이 되어야 하겠죠! 맥킨지의 연구에 따르면, 가장 효과적인 배움은 리더가 나의 롤모델이 되는 순간이라 말합니다. 리더가 효과적인 회의를 이끌어가는 모습을 보게 된다면, 그 조직의 회의 문화는 자연스럽게 성숙하고 발전할 것입니다. 회의는 단지 방법론의 문제만이 아닙니다. 그것은 결국 리더가 회의를 어떻게 주도하느냐에 달려 있습니다.