많은 HR 담당자분들이 반복적인 업무를 매일 하고 계실거고, 이렇게 단순 반복 작업을 어떻게 간소화, 자동화 할 수 있을지 고민을 하고 계실거라고 생각합니다. 저도 이전에는 일이 너무 많아 자동화와 단순화에 대한 필요성을 느끼면서도 한번도 도전해본적이 없었기 때문에 그걸 고민할시간에 일을 빨리 쳐내야겠다는 생각에 도전해보지 못했었어요. 하지만 시간이 갈수록 빠르게 공부하고 업무 자동화와 단순화를 해내야 앞으로의 제가 편할것 같다는 생각에 업무 자동화에 굉장히 관심이 많으신 실장님과 업무 자동화 & 단순화에 도전해보게 되었습니다. 

올해

자동화와 단순화를 통해 업무를 효율적으로 개선하려는 노력들이 인상적입니다! 이러한 실천은 HR 업무의 많은 부분을 더 수월하게 처리할 수 있도록 도와주며, 다른 분들에게도 큰 영감을 줄 수 있을 것 같아요. 앞으로도 계속해서 좋은 성과 있으시길 바랍니다! 🌟

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많은 HR 담당자분들이 반복적인 업무를 매일 하고 계실거고, 이렇게 단순 반복 작업을 어떻게 간소화, 자동화 할 수 있을지 고민을 하고 계실거라고 생각합니다. 저도 이전에는 일이 너무 많아 자동화와 단순화에 대한 필요성을 느끼면서도 한번도 도전해본적이 없었기 때문에 그걸 고민할시간에 일을 빨리 쳐내야겠다는 생각에 도전해보지 못했었어요. 하지만 시간이 갈수록 빠르게 공부하고 업무 자동화와 단순화를 해내야 앞으로의 제가 편할것 같다는 생각에 업무 자동화에 굉장히 관심이 많으신 실장님과 업무 자동화 & 단순화에 도전해보게 되었습니다. 

올해는 아래와 같이 3개의 업무에 업무 자동화와 단순화를 적용해보았고,
시간을 조금 들여서 루틴한 업무에 적용을 했더니 훨씬 공수가 덜 들고 휴먼에러도 적어져서 굉장히 만족스러웠습니다. 2025년에는 제가 스스로 적용할 수 있는 부분을 찾아서 적용해보는게 목표입니다. 

제가 이번에 자동화 & 단순화에 도전 및 적용한 업무를 소개드리고자 합니다.

1. 명절상품권 수령 확인 자동화
저는 전직장에서는 명절 상품권을 모바일 상품권 형태로 지급했었는데요, 현재 재직중인 회사에서는 실물 상품권에 대한 니즈가 높아서 실물 상품권 지급도 하게되었습니다. 상품권 금액이 단순 1만원 2만원 소액이 아니다보니 관리를 잘 하는것이 중요했습니다. 그래서 매일매일 상품권을 누가 수령했고, 이에따라 오늘 퇴근할때는 상품권이 몇개가 남아있는게 맞는지 수량 확인하는게 중요했죠.

저희 실장님 말씀에 따르면 이전에는 수령 리스트를 출력해서 거기에 수령하시는분들께 매번 싸인받고........ 상품권 숫자를 확인하고 퇴근했다고 하는데요, 너무 번거로워서 이 업무를 어떻게하면 편하게 할지 고민하게 되었습니다.

그래서 회사 구성원마다 큐알코드를 생성했고, 해당 큐알과 구글폼을 연동했어요. 그래서 상품권 봉투 겉면에 큐알을 붙여두고 수령할때마다 구성원이 큐알을 스캔해서 폼을 제출하면 바로바로 스프레드시트에 제출한 사람 명단이 들어갈 수 있게 해두었습니다. 해당 스프레드시트에 명단이 추가가되면 수령한 상품권 숫자가 자동으로 카운트되고 오늘 남아있어야할 상품권 개수도 바로 보이게 되어 퇴근시에 제 손에 들린 상품권 갯수와 맞는지 확인하기만 되어서 정말 간편했습니다.

이렇게 고도화된(?) 프로세스는 처음 경험해봐서 참 신기했고, 곧 다가올 설 명절에도 동일하게 진행할 예정입니다.

2. 입퇴사 관리 워크플로우
입사 퇴사 관리를 해보신 HR 담당자분들은 굉장히 공감하실 내용이지만, 입사자 퇴사자가 한명 발생하면 뒷단에서 담당자가 처리해야할 일이 엄청 많습니다. 퇴사자에게 안내도 해야하고, 유관부서에 퇴사자 공유도 해야하고, 퇴사자 팀/실장님들께 퇴사일정 공유도 드려야하고.... 정말 할일이 많은데요, 저같은 경우 입퇴사자 관리를 하고 있다보니 입퇴사자 관리에 하루에 1시간을 쏟을정도였습니다 (ㅠㅠ)..... 그래서 생각해본 방식이 슬랙 워크플로였습니다.

슬랙이라는 사내메신저를 3년이 넘게 쓰고 있는데, 사실 워크플로를 활용할 생각은 전혀 못해봤던것 같습니다. 실제로 조금만 공부한다면 굉장히 유용한데 말이죠. 그래서 실장님께 워크플로 사용법을 배워서 퇴사자 공유 워크플로를 만들었습니다. 해당 워크플로에 퇴사자 정보만 입력하면 유관부서에게 슬랙 메신저로 모두 자동으로 공유가 되고 있구요, 구글캘린더와 연동되어 퇴사일정이 자동으로 생성됩니다. 아직은 못하고 있지만 워크플로 실행만 하면 추가로 사원명부 스프레드시트에 퇴사일정이 들어가도록 구현해보고 싶은데, 아직 이건 못해보고 있네요. 2025년에는 꼭 이것까지 해봐야겠다는 생각이 듭니다.

사내메신저를 슬랙으로 사용하시는 분들이 있다면 슬랙 워크플로 활용하셔서 업무 자동화에 도전해보시면 좋을것 같습니다.

3. ​잔여연차 리마인더
12월에 바빠지는 HR 담당자는 저뿐만이 아닐거라 생각합니다.. 연말이 다가오니 잔여연차를 소진할 수 있도록 구성원분들께 리마인드 드리는게 제 미션인데요, 단순 전사공지를 하자니 아무도 안보실것같고...ㅎㅎ 개인적으로 300명에게 DM을 드리는건 당연히 불가능한 일입니다. 

이에 피플봇을 만들어서 자동으로 디엠을 뿌리는게 좋지 않을까하여 피플봇이라는 봇을 슬랙에서 만들어서 작업을 시작했습니다. 업무는 훨씬 수월하지만 App script를 이용해서 코딩을 해야한다는것이 최대 단점이였는데요, 코딩의 코자도 모르는 저는 처음에 엄청 겁을 먹었는데, 요즘은 Chat GPT가 있으니 걱정을 전혀 하실 필요가 없습니다. 원하는 내용을 조금 구체적으로 이야기하면 GPT가 코드를 엄청나게 잘 짜줍니다. 저희는 복붙만 하고 실행하면 끝이예요. 심지어 오류가 나면 오류메시지를 복사해서 GPT에게 물어보면 그것도 답해준답니다. 

이렇게 12월의 가장 큰 미션중에 하나인 잔여연차 리마인더도 끝냈습니다.

이렇게 정리해보니 7개월동안 꽤 다양한 시도를 해서 반복 & 단순 HR 업무를 조금 더 효율적으로 해낸것 같네요. 앞으로 조금 더 공부해서 다양한 업무에 적용해보고 싶다는 욕심을 내봅니다

많은 HR 담당자분들이 반복적인 업무를 매일 하고 계실거고, 이렇게 단순 반복 작업을 어떻게 간소화, 자동화 할 수 있을지 고민을 하고 계실거라고 생각합니다. 저도 이전에는 일이 너무 많아 자동화와 단순화에 대한 필요성을 느끼면서도 한번도 도전해본적이 없었기 때문에 그걸 고민할시간에 일을 빨리 쳐내야겠다는 생각에 도전해보지 못했었어요. 하지만 시간이 갈수록 빠르게 공부하고 업무 자동화와 단순화를 해내야 앞으로의 제가 편할것 같다는 생각에 업무 자동화에 굉장히 관심이 많으신 실장님과 업무 자동화 & 단순화에 도전해보게 되었습니다. 

올해는 아래와 같이 3개의 업무에 업무 자동화와 단순화를 적용해보았고,
시간을 조금 들여서 루틴한 업무에 적용을 했더니 훨씬 공수가 덜 들고 휴먼에러도 적어져서 굉장히 만족스러웠습니다. 2025년에는 제가 스스로 적용할 수 있는 부분을 찾아서 적용해보는게 목표입니다. 

제가 이번에 자동화 & 단순화에 도전 및 적용한 업무를 소개드리고자 합니다.

**1. 명절상품권 수령 확인 자동화**
저는 전직장에서는 명절 상품권을 모바일 상품권 형태로 지급했었는데요, 현재 재직중인 회사에서는 실물 상품권에 대한 니즈가 높아서 실물 상품권 지급도 하게되었습니다. 상품권 금액이 단순 1만원 2만원 소액이 아니다보니 관리를 잘 하는것이 중요했습니다. 그래서 매일매일 상품권을 누가 수령했고, 이에따라 오늘 퇴근할때는 상품권이 몇개가 남아있는게 맞는지 수량 확인하는게 중요했죠.

저희 실장님 말씀에 따르면 이전에는 수령 리스트를 출력해서 거기에 수령하시는분들께 매번 싸인받고........ 상품권 숫자를 확인하고 퇴근했다고 하는데요, 너무 번거로워서 이 업무를 어떻게하면 편하게 할지 고민하게 되었습니다.

그래서 회사 구성원마다 큐알코드를 생성했고, 해당 큐알과 구글폼을 연동했어요. 그래서 상품권 봉투 겉면에 큐알을 붙여두고 수령할때마다 구성원이 큐알을 스캔해서 폼을 제출하면 바로바로 스프레드시트에 제출한 사람 명단이 들어갈 수 있게 해두었습니다. 해당 스프레드시트에 명단이 추가가되면 수령한 상품권 숫자가 자동으로 카운트되고 오늘 남아있어야할 상품권 개수도 바로 보이게 되어 퇴근시에 제 손에 들린 상품권 갯수와 맞는지 확인하기만 되어서 정말 간편했습니다.

이렇게 고도화된(?) 프로세스는 처음 경험해봐서 참 신기했고, 곧 다가올 설 명절에도 동일하게 진행할 예정입니다.

**2. 입퇴사 관리 워크플로우**
입사 퇴사 관리를 해보신 HR 담당자분들은 굉장히 공감하실 내용이지만, 입사자 퇴사자가 한명 발생하면 뒷단에서 담당자가 처리해야할 일이 엄청 많습니다. 퇴사자에게 안내도 해야하고, 유관부서에 퇴사자 공유도 해야하고, 퇴사자 팀/실장님들께 퇴사일정 공유도 드려야하고.... 정말 할일이 많은데요, 저같은 경우 입퇴사자 관리를 하고 있다보니 입퇴사자 관리에 하루에 1시간을 쏟을정도였습니다 (ㅠㅠ)..... 그래서 생각해본 방식이 슬랙 워크플로였습니다.

슬랙이라는 사내메신저를 3년이 넘게 쓰고 있는데, 사실 워크플로를 활용할 생각은 전혀 못해봤던것 같습니다. 실제로 조금만 공부한다면 굉장히 유용한데 말이죠. 그래서 실장님께 워크플로 사용법을 배워서 퇴사자 공유 워크플로를 만들었습니다. 해당 워크플로에 퇴사자 정보만 입력하면 유관부서에게 슬랙 메신저로 모두 자동으로 공유가 되고 있구요, 구글캘린더와 연동되어 퇴사일정이 자동으로 생성됩니다. 아직은 못하고 있지만 워크플로 실행만 하면 추가로 사원명부 스프레드시트에 퇴사일정이 들어가도록 구현해보고 싶은데, 아직 이건 못해보고 있네요. 2025년에는 꼭 이것까지 해봐야겠다는 생각이 듭니다.

사내메신저를 슬랙으로 사용하시는 분들이 있다면 슬랙 워크플로 활용하셔서 업무 자동화에 도전해보시면 좋을것 같습니다.

**3. ​잔여연차 리마인더**
12월에 바빠지는 HR 담당자는 저뿐만이 아닐거라 생각합니다.. 연말이 다가오니 잔여연차를 소진할 수 있도록 구성원분들께 리마인드 드리는게 제 미션인데요, 단순 전사공지를 하자니 아무도 안보실것같고...ㅎㅎ 개인적으로 300명에게 DM을 드리는건 당연히 불가능한 일입니다. 

이에 피플봇을 만들어서 자동으로 디엠을 뿌리는게 좋지 않을까하여 피플봇이라는 봇을 슬랙에서 만들어서 작업을 시작했습니다. 업무는 훨씬 수월하지만 App script를 이용해서 코딩을 해야한다는것이 최대 단점이였는데요, 코딩의 코자도 모르는 저는 처음에 엄청 겁을 먹었는데, 요즘은 Chat GPT가 있으니 걱정을 전혀 하실 필요가 없습니다. 원하는 내용을 조금 구체적으로 이야기하면 GPT가 코드를 엄청나게 잘 짜줍니다. 저희는 복붙만 하고 실행하면 끝이예요. 심지어 오류가 나면 오류메시지를 복사해서 GPT에게 물어보면 그것도 답해준답니다. 

이렇게 12월의 가장 큰 미션중에 하나인 잔여연차 리마인더도 끝냈습니다.


이렇게 정리해보니 7개월동안 꽤 다양한 시도를 해서 반복 & 단순 HR 업무를 조금 더 효율적으로 해낸것 같네요. 앞으로 조금 더 공부해서 다양한 업무에 적용해보고 싶다는 욕심을 내봅니다

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