HR specialist 첫 과목 수료가 끝난 뒤, ‘Effective Management Communications’의 수강이 시작됐습니다. 해당 과정은 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션의 중요성 및 이를 위한 방법들을 학습하는 것이 주 목표였는데요. 이번에도 역시나 학습 내용의 습득과 함께 에세이 작성, 설득하는 말하기, 정보제공 말하기 등의 각종 과제들을 수행하며 힘겨운(?) 나날을 보내야 했죠. 비록 고충은 있었습니다만, 지난 경험들을 회고하며 소통 방식에서의 문제점을 찾아보기도 하고, 향후 배운 내용들을 어떻게 활용할지 고민해 보는 유익한 시간이었는데요. 학습 내용 중 오늘은 효과적인 커뮤니케이션의 기본 단계에 해당하는 ‘커뮤니케이션 플랜 수립’ 관련 내용을 공유하려 합니다. 미팅, 면담, 보고, 프로젝트 추진 등 직장 내 거의 모든 상황에서 빼놓을 수 없는 한 가지, 바로 ‘커뮤니케이션’입니다. 모든 일들의 시작과 끝에는 언제나 커뮤니케이션이 있다고 해도 과언이 아닌데요 . 특히나 효율을 높이고 시간을 절약하고자 많은 커뮤니케이션들이 이메일, 메신저, 사내 게시판 등을 활용한 비대면으로 행해지기도 하죠. 그러나, 불필요하거나 부족한 정보로 채워진 글, 수신자의 입장이 아닌 발신자 입장에서 쓰인 글들은 혼란을 가중시키며 때로는 다시 소통해야 하는 번거로움이 발생합니다. 효율적으로 소통하고자 했던 노력이 오히려 시간과 자원, 노력의 낭비로 돌아오는 셈이죠. 이러한 손실을 줄이고 보다 '효과적'으로 '먹히게’ 소통하기 위해서는 커뮤니케이션 계획 수립 단계부터 재점검이 필요한데요. 이에 커뮤니케이션 및 리더십 전문가 Joan Finley는 직장 내 커뮤니케이션 계획 수립 여섯 단계를 제안합니다. 출처: Joan Finley, PhD, ‘Communication Steps’ 계획 수립 첫 번째 단계는 바로 목표 설정입니다. 커뮤니케이션의 목적과 이유, 원하는 결과를 파악하는 것인데요. 커뮤니케이션이 임직원의 참여와 행동을 유발하는 것인지, 결정을 촉진하는 것인지, 단순 정보 제공이 목적인지를 파악하는 것이죠. 목표를 설정했다면 수신자에 대한 분석이 뒤따라야 합니다. 메시지를 수신하는 사람의 관심사가 무엇일지, 의견이나 요구사항 등을 파악하는 것이죠. 목표 설정과 대상자 분석이 끝났다면 이제 본격적으로 메시지를 구성할 시간입니다. 이때는 앞서 설정하고 파악한 내용들을 바탕으로 수신자가 알고 이해해야 하는 내용 위주의 구성이 필요합니다. 메시지 구성 이후에는 커뮤니케이션 시기 및 순서, 후속 커뮤니케이션의 필요 여부를 정하는 기한 및 최적의 채널과 모드를 선정해야 합니다. 이를테면 Email과 사내 인트라 중 어떤 채널을 이용할 것인지, 일방향과 양방향 소통 중 어떤 쪽이 좋을지 정한 뒤 피드백이 필요할 경우 회신을 요청하는 것을 계획하는 것이죠. 이렇게 모든 계획을 수립했다면 본격적으로 메시지를 전달해야 겠죠? 효과적으로 메시지를 전달한 이후에는 수신자들의 반응을 모니터링함으로써 효과성 및 목표 달성 여부를 확인할 수 있습니다. 상황을 가정해 위의 내용을 한 번 적용해 볼까요? 가령, 임직원 대상의 지역 사회봉사 활동 이벤트 참여 독려가 필요한 상황에서는 다음과 같은 커뮤니케이션 계획을 세울 수 있습니다. 출처: Randy Felsenthal & Joan Finley. ‘Example of Communication Steps’, Crafting your Message "Good communication is the bridge between confusion and clarity." - Nat Turner 좋은 커뮤니케이션은 혼란과 명확함 사이의 다리 역할을 한다는 말이 있습니다. 이러한 ‘좋은 커뮤니케이션’은 계획 하에 행해질 수 있으며, 그 명확한 소통은 곧 높은 생산성과 목표 달성의 열쇠가 된다는 것을 꼭 기억해 주세요!