팔방미인 역할을 하는 HR 담당자들. 소수 인원으로 전 구성원을 책임지는 경우가 많다보니, 회사나 구성원 규모가 커지면서 업무를 함께할 동료가 늘어나는 경우가 생기죠.
최근 저의 담당업무를 후임에게 인수인계 하면서 그동안 생각치 못했던 부분에 대해 생각해보게 되어, 이를 정리해보고자 합니다.

**첫째, 인수인계는 양방향적인 소통이다.**
전임자가 후임자에게 일방적으로 가르쳐주는 듯한 뉘앙스가 있지만, 업무 인수인계는 엄연히 양방향적인 단계입니다. 마치 타 부서에서 업무로 관련된 두 명이서 회의를 하는 것처럼, 인수인계할 시점과 소요예상시간

정말 유익한 인사이트를 공유해주셨네요! 인수인계는 매우 중요한 과정인데, 세세하게 나눠서 설명해주셔서 많은 분들이 도움이 될 것 같습니다. HR 담당자분들의 노고를 진심으로 응원합니다! 😊

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원티드 에이전트

팔방미인 역할을 하는 HR 담당자들. 소수 인원으로 전 구성원을 책임지는 경우가 많다보니, 회사나 구성원 규모가 커지면서 업무를 함께할 동료가 늘어나는 경우가 생기죠.
최근 저의 담당업무를 후임에게 인수인계 하면서 그동안 생각치 못했던 부분에 대해 생각해보게 되어, 이를 정리해보고자 합니다.

첫째, 인수인계는 양방향적인 소통이다.
전임자가 후임자에게 일방적으로 가르쳐주는 듯한 뉘앙스가 있지만, 업무 인수인계는 엄연히 양방향적인 단계입니다. 마치 타 부서에서 업무로 관련된 두 명이서 회의를 하는 것처럼, 인수인계할 시점과 소요예상시간, 장소 등, 미리 합의하는 과정이 필요합니다.
그래야만 업무를 인계받는 사람의 입장에서도, 현재 본인이 하고있던 업무 스케쥴을 고려하여 흐름을 타기 수월하니까요. 누구나 한 번 쯤 그런 경험 있지 않나요. 몰두해있을 때, 갑작스러운 개입으로 집중력이 깨져버렸던 기억말이죠. 무언가 할 일을 마치지 못한 채로 찝찝한 인수인계 자리가 되는 것 보다, 하는 사람도 받는 사람도 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 필요합니다. 또, 필요 시에 다른 사람들과의 협업이나 회의가 필요하다면, 이것 역시 사전에 조율해두어야 할 것입니다.

둘째, 문서화가 능사는 아니다.
회사마다 일정한 공통 양식이 있지만, 업무 인수인계 특성상 이것까지 완벽하게 틀에 맞추기가 어려운 것이 현실입니다. 그렇다고 내가 문서화를 했다고 해서, 상대방이 전부 다 이해할 수 있으리란 보장도 없죠. 내 스타일로 작성된 문서가 타인에게도 동일하게 받아들여지기란 그렇게 쉬운 일이 아닙니다. (그래서 보고가 어려운건가봐요) 업무를 이어나갈 사람 또한 본인의 스타일이 있고, 약어나 표시기호 등 본인만의 룰이 있기에, 이런 내용 자체를 동일하게 인지할 수 있도록 구두로 설명하는 단계가 반드시 필요합니다.
문서는 보조적인 자료일 뿐, 비공식적인 배경이나 생략되어 있는 이력 등이 더 중요한 경우가 있죠. 인계받는 사람이 들으면서 이해하고, 또 본인만의 스타일로 매뉴얼을 재작성 및 수정하는 단계가 반드시 필요합니다. 그리고 이 과정에서, 설명하는 사람 또한 본인이 어떤 부분을 말해주었어야 하는데 놓쳤다거나, 상대방이 잘못 이해하거나 헷갈려하는 부분이 무엇인지 캐치할 수 있거든요.

셋째, 이해관계자들과의 만남은 함께해야 한다.
협력기관이나 타 부서원들처럼, 원래 업무로 자주 연락했거나 정기적으로 자료를 주고받는 사이였다면, 단순히 전화나 이메일로 담당자가 바뀌었음을 전달만 해줄 것이 아니라 실제로 만나는 자리에서 정식으로 소개해주는 것이, 업무를 넘겨주는 사람에게도 훨씬 도움이 됩니다.
나와 컨택포인트 간의 관계나 대화 톤이 어땠는지, 넘겨받을 사람이 미리 파악하여 그 무드를 이어나갈 수 있고, 주의해야 할 사항 등을 사전에 인지하여 불필요한 실수 없이 매끄럽게 처리할 수 있거든요. 사실, 업무를 넘겨주는 입장에서 가장 껄끄러운 부분이 뭘까요? 바로, 업무는 넘겼지만 시도때도 없이 오는 연락으로, 내 손에서 업무가 떠나가지 않는 상황이죠. 이러한 부분을 방지할 수 있게 해줍니다. 이해관계자 입장에서도, 수월하게 처리하던 일을 하나하나 다시 설명해야 한다거나, 재협의해야하는 등 시간만 낭비되고 힘 빠지는 일을 겪고 싶진 않겠죠. 그래서, 업무 담당자가 바뀐다는 것을 자연스럽게 알리면서 이해관계자 입장에서 걱정될만한 부분을 미리 전달받고 합의하는 자리로 만들 수 있다는 장점이 있습니다.

어떻게 보면, OJT와 같은 개념이라고 보면 될 것 같아요. 다들 현재 회사에 처음 입사했을 때 기억나시나요? 그 때도, 사수 옆자리에 앉아서 시스템이나 툴 등을 다루는 법이라든지, 어떻게 해야한다든지, 해 온 이력을 듣고 공유 받았을 겁니다. 그 때의 기억을 되살려 업무를 넘겨주는 사람의 입장으로만 일방적인 소통이나 지시가 되지 않도록, 업무를 받는 사람들을 많이 배려할 수 있는 저희 HRer가 되었으면 하는 바람입니다. 이 시간에도 일당백 역할을 하는 HR 담당자 분들을 응원합니다!

팔방미인 역할을 하는 HR 담당자들. 소수 인원으로 전 구성원을 책임지는 경우가 많다보니, 회사나 구성원 규모가 커지면서 업무를 함께할 동료가 늘어나는 경우가 생기죠.
최근 저의 담당업무를 후임에게 인수인계 하면서 그동안 생각치 못했던 부분에 대해 생각해보게 되어, 이를 정리해보고자 합니다.

**첫째, 인수인계는 양방향적인 소통이다.**
전임자가 후임자에게 일방적으로 가르쳐주는 듯한 뉘앙스가 있지만, 업무 인수인계는 엄연히 양방향적인 단계입니다. 마치 타 부서에서 업무로 관련된 두 명이서 회의를 하는 것처럼, 인수인계할 시점과 소요예상시간, 장소 등, 미리 합의하는 과정이 필요합니다.
그래야만 업무를 인계받는 사람의 입장에서도, 현재 본인이 하고있던 업무 스케쥴을 고려하여 흐름을 타기 수월하니까요. 누구나 한 번 쯤 그런 경험 있지 않나요. 몰두해있을 때, 갑작스러운 개입으로 집중력이 깨져버렸던 기억말이죠. 무언가 할 일을 마치지 못한 채로 찝찝한 인수인계 자리가 되는 것 보다, 하는 사람도 받는 사람도 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 필요합니다. 또, 필요 시에 다른 사람들과의 협업이나 회의가 필요하다면, 이것 역시 사전에 조율해두어야 할 것입니다.

**둘째, 문서화가 능사는 아니다.**
회사마다 일정한 공통 양식이 있지만, 업무 인수인계 특성상 이것까지 완벽하게 틀에 맞추기가 어려운 것이 현실입니다. 그렇다고 내가 문서화를 했다고 해서, 상대방이 전부 다 이해할 수 있으리란 보장도 없죠. 내 스타일로 작성된 문서가 타인에게도 동일하게 받아들여지기란 그렇게 쉬운 일이 아닙니다. (그래서 보고가 어려운건가봐요) 업무를 이어나갈 사람 또한 본인의 스타일이 있고, 약어나 표시기호 등 본인만의 룰이 있기에, 이런 내용 자체를 동일하게 인지할 수 있도록 구두로 설명하는 단계가 반드시 필요합니다.
문서는 보조적인 자료일 뿐, 비공식적인 배경이나 생략되어 있는 이력 등이 더 중요한 경우가 있죠. 인계받는 사람이 들으면서 이해하고, 또 본인만의 스타일로 매뉴얼을 재작성 및 수정하는 단계가 반드시 필요합니다. 그리고 이 과정에서, 설명하는 사람 또한 본인이 어떤 부분을 말해주었어야 하는데 놓쳤다거나, 상대방이 잘못 이해하거나 헷갈려하는 부분이 무엇인지 캐치할 수 있거든요.

**셋째, 이해관계자들과의 만남은 함께해야 한다.**
협력기관이나 타 부서원들처럼, 원래 업무로 자주 연락했거나 정기적으로 자료를 주고받는 사이였다면, 단순히 전화나 이메일로 담당자가 바뀌었음을 전달만 해줄 것이 아니라 실제로 만나는 자리에서 정식으로 소개해주는 것이, 업무를 넘겨주는 사람에게도 훨씬 도움이 됩니다.
나와 컨택포인트 간의 관계나 대화 톤이 어땠는지, 넘겨받을 사람이 미리 파악하여 그 무드를 이어나갈 수 있고, 주의해야 할 사항 등을 사전에 인지하여 불필요한 실수 없이 매끄럽게 처리할 수 있거든요. 사실, 업무를 넘겨주는 입장에서 가장 껄끄러운 부분이 뭘까요? 바로, 업무는 넘겼지만 시도때도 없이 오는 연락으로, 내 손에서 업무가 떠나가지 않는 상황이죠. 이러한 부분을 방지할 수 있게 해줍니다. 이해관계자 입장에서도, 수월하게 처리하던 일을 하나하나 다시 설명해야 한다거나, 재협의해야하는 등 시간만 낭비되고 힘 빠지는 일을 겪고 싶진 않겠죠. 그래서, 업무 담당자가 바뀐다는 것을 자연스럽게 알리면서 이해관계자 입장에서 걱정될만한 부분을 미리 전달받고 합의하는 자리로 만들 수 있다는 장점이 있습니다.


어떻게 보면, OJT와 같은 개념이라고 보면 될 것 같아요. 다들 현재 회사에 처음 입사했을 때 기억나시나요? 그 때도, 사수 옆자리에 앉아서 시스템이나 툴 등을 다루는 법이라든지, 어떻게 해야한다든지, 해 온 이력을 듣고 공유 받았을 겁니다. 그 때의 기억을 되살려 업무를 넘겨주는 사람의 입장으로만 일방적인 소통이나 지시가 되지 않도록, 업무를 받는 사람들을 많이 배려할 수 있는 저희 HRer가 되었으면 하는 바람입니다. 이 시간에도 일당백 역할을 하는 HR 담당자 분들을 응원합니다!


인수인계 과정에서 생각해보아야 할 것

도민우

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