![](https://image.wanted.co.kr/optimize?src=https://hr.wanted.co.kr/wp-content/uploads/2023/03/20230211_162004-02-300x150.jpeg&w=402&q=100)

“*Writing Clear Email for an International Audience*”

라는 주제의 워크숍을 진행하고 한국 참가자들에게서 가장 많이 받는 피드백이 뭔지 아십니까

?

많은 사람이 국문으로 작성하는 이메일에도 워크숍에서 배운 같은 방법들을 적용하고 있다고 말합니다

.

저는 영어로 워크숍을 진행하기 때문에 매번 이런 말을 듣는 것이 놀랍습니다

.

이는

“Writing Clear Email for an International Audience”

라는 주제의 워크숍을 진행하고 한국 참가자들에게서 가장 많이 받는 피드백이 뭔지 아십니까

?

많은 사람이 국문으로 작성하는 이메일에도 워크숍에서 배운 같은 방법들을 적용하고 있다고 말합니다

.

저는 영어로 워크숍을 진행하기 때문에 매번 이런 말을 듣는 것이 놀랍습니다

.

이는 명확한 이메일을 작성하는 것이 개인의 영어 능숙도와 관련성이 적다는 것을 증명합니다

.

그보다 명확한 이메일을 작성하는 것은 어떤 언어로든 좋은 의사소통 기술로 단어들을 잘 구성해 내용을 전달하는 기능을 합니다

.

이 때문에 많은 사람이 저의

“Communication Workshops”

을

“Business English”

수업으로 오인합니다

.

혹자는 간결하고 명확한 이메일을 쓰는 것이 왜 이토록 중요한지 궁금해하고 있을 것입니다

.

설명하겠습니다

.

첫째로

,

세상의 모든 사업가는 아주 바쁩니다

.

그들은 명확한 내용의 간결한 이메일을 읽는 것을 선호합니다

.

간결한 이메일 작성은 매우 중요해져서 몇몇 해외 대표들은 모든 직원에게 다섯 문장 이내의 이메일을 쓰도록 요구하기도 합니다

.

두 번째로

,

간결하고 명확한 이메일을 쓸 줄 아는 사람들은 대부분 더 전문적이고 박식하게 보입니다

.

여기 간결하고 명확한 이메일 작성을 돕는 몇 가지 절차들이 있습니다

.

이 이메일들은 읽는 상대가 당신이 원하는 조치를 취하도록 할 것입니다

.

이 절차들은 국문 또는 영문으로 작성되는 모든 이메일에 동일하게 적용됩니다

.

첫 번째 단계

:

상대방이 어떻게 지냈는지를 묻는 식의 긴 안부 인사는 생략하고 이메일을 시작합니다

.

대체로 간단한

“Hello Peter”

정도면 충분합니다

.

대신 첫 문장을 상대방에게 이메일을 쓰는 상황의 맥락을 알려주는 것으로 시작합니다

.

예를 들면 이전에 합의했던 부분이나

,

이전 이메일 이후로 확인이 필요한 사안에 대해 언급하는 것이 될 수도 있습니다

.

두 번째 단계

:

두 번째 문장에서는 상대에게 바라는 대응이나 받고 싶은 답변을 확실히 밝힙니다

.

우리는 종종 이것을

“call to action”

이라고 말합니다

.

프로젝트에 대한 승인을 기다리고 있거나 지시를 기다리고 있습니까

?

며칠까지 인지도요

?

상대방에게서 당신이 원하는 행동을 유도하려면 구체적이어야 합니다

.

세 번째 단계

:

두 번째 단락에서 상대에게 당신이 왜 이 메세지를 보내고 있고

,

왜 바로 지금 이에 대해 조치하는 것이 중요한지 설명해 줍니다

.

또한 여기서 상대에게 프로젝트의 상태 및 진행 상황에 대해서 짧게 알려줘야 합니다

.

네 번째 단계

:

세 번째 단락에서는 프로젝트를 진행하거나 목표 달성에 있어 어려움을 극복하기 위해 상대에게서 필요로 하는 것이 무엇인지 납득할만한 설명을 써줍니다

.

이 부분은 처음에 말한

“call to action”

에 대한 더욱 자세하고 타당한 근거가 될 수 있습니다

.

다섯 번째 단계

:

네 번째이자 마지막 단락에서는 항상 상대에게 다음 절차에 대해 제안합니다

.

대부분의 이메일은 다음 절차를 제안하고 합의를 이루기 위해 쓰입니다

.

상대로부터 원하는 대응을 숙고한 후 분명하게 전달해야 합니다

.

여섯번 째 단계

:

상대방에게서 나올법한 질문들을 예상하고 그들이 요청하기 전에 필요한 정보들을 제공합니다

.

예로

,

상대가 추후 필요로 할 추가적인 정보에 대한 링크나 문서들을 첨부해서 보내줄 수 있을 것입니다

.

간결하고 명확한 이메일 작성이 중요한 또 다른 주된 이유는 이것이 상대로부터 더 빠른 회신을 받을 수 있도록 도와주기 때문입니다

.

이를 달성하기 위한 보너스 팁을 드립니다

.

보너스 팁

:

이메일로 누군가에게 요청하면서 빠른 회신을 바란다면 약어

“ASAP”(

혹은

“as soon as possible”)

과 같은 표현은 피하기를 바랍니다

.

특히 비즈니스 상황에서

“ASAP”

는 너무 모호한 표현이기 때문입니다

.

대신 정확한 기한과 그에 대한 이유를 제시하십시오

.

그렇게 한다면 상대방은 시급한 정도를 이해하고 그에 따라 일에 우선순위를 정할 것입니다

.

예를

들자면

이렇게

쓸

수

있습니다

: “Could you complete [

작업

. by [

날짜와

시간

. because .

이유

.”. “Could you complete this”

와

같은

화법은

덜

강압적으로

보입니다
.

또

다른

좋은

방식은

: “It would really help me out if you could reply by [

날짜와

시간

..”

입니다

.

주어진

마감일의

준수를

요구하는

것보다

상대방에게

도움을

요청하는

편이

더

효과적일

것입니다

.

명확한 이메일은 당신이 생각하기에 상대방이 필요할 법한 내용을 쓰는 것이 아닙니다

.

명확한 이메일은 진짜 상대가 알아야 하는 것들에 대한 정확한 정보를 제공하는 것입니다

.

이렇게 할 때 당신의 이메일은 읽는 사람들에게 더 가치 있는 내용이 될 것입니다

.

그리고 당신은 이를 통해 이메일을 쓰는 목적을 실현할 수 있을 것입니다

.

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“*Writing Clear Email for an International Audience*”

라는 주제의 워크숍을 진행하고 한국 참가자들에게서 가장 많이 받는 피드백이 뭔지 아십니까

?

많은 사람이 국문으로 작성하는 이메일에도 워크숍에서 배운 같은 방법들을 적용하고 있다고 말합니다

.

저는 영어로 워크숍을 진행하기 때문에 매번 이런 말을 듣는 것이 놀랍습니다

.

이는 명확한 이메일을 작성하는 것이 개인의 영어 능숙도와 관련성이 적다는 것을 증명합니다

.

그보다 명확한 이메일을 작성하는 것은 어떤 언어로든 좋은 의사소통 기술로 단어들을 잘 구성해 내용을 전달하는 기능을 합니다

.

이 때문에 많은 사람이 저의

“*Communication Workshops*”

을

“*Business English*”

수업으로 오인합니다

.

혹자는 간결하고 명확한 이메일을 쓰는 것이 왜 이토록 중요한지 궁금해하고 있을 것입니다

.

설명하겠습니다

.

첫째로

,

세상의 모든 사업가는 아주 바쁩니다

.

그들은 명확한 내용의 간결한 이메일을 읽는 것을 선호합니다

.

간결한 이메일 작성은 매우 중요해져서 몇몇 해외 대표들은 모든 직원에게 다섯 문장 이내의 이메일을 쓰도록 요구하기도 합니다

.

두 번째로

,

간결하고 명확한 이메일을 쓸 줄 아는 사람들은 대부분 더 전문적이고 박식하게 보입니다

.

여기 간결하고 명확한 이메일 작성을 돕는 몇 가지 절차들이 있습니다

.

이 이메일들은 읽는 상대가 당신이 원하는 조치를 취하도록 할 것입니다

.

이 절차들은 국문 또는 영문으로 작성되는 모든 이메일에 동일하게 적용됩니다

.

첫 번째 단계

:

상대방이 어떻게 지냈는지를 묻는 식의 긴 안부 인사는 생략하고 이메일을 시작합니다

.

대체로 간단한

“*Hello Peter*”

정도면 충분합니다

.

대신 첫 문장을 상대방에게 이메일을 쓰는 상황의 맥락을 알려주는 것으로 시작합니다

.

예를 들면 이전에 합의했던 부분이나

,

이전 이메일 이후로 확인이 필요한 사안에 대해 언급하는 것이 될 수도 있습니다

.

두 번째 단계

:

두 번째 문장에서는 상대에게 바라는 대응이나 받고 싶은 답변을 확실히 밝힙니다

.

우리는 종종 이것을

“*call to action”*

이라고 말합니다

*.*

프로젝트에 대한 승인을 기다리고 있거나 지시를 기다리고 있습니까

?

며칠까지 인지도요

?

상대방에게서 당신이 원하는 행동을 유도하려면 구체적이어야 합니다

.

세 번째 단계

:

두 번째 단락에서 상대에게 당신이 왜 이 메세지를 보내고 있고

,

왜 바로 지금 이에 대해 조치하는 것이 중요한지 설명해 줍니다

.

또한 여기서 상대에게 프로젝트의 상태 및 진행 상황에 대해서 짧게 알려줘야 합니다

.

네 번째 단계

:

세 번째 단락에서는 프로젝트를 진행하거나 목표 달성에 있어 어려움을 극복하기 위해 상대에게서 필요로 하는 것이 무엇인지 납득할만한 설명을 써줍니다

.

이 부분은 처음에 말한

“*call to action*”

에 대한 더욱 자세하고 타당한 근거가 될 수 있습니다

.

다섯 번째 단계

:

네 번째이자 마지막 단락에서는 항상 상대에게 다음 절차에 대해 제안합니다

.

대부분의 이메일은 다음 절차를 제안하고 합의를 이루기 위해 쓰입니다

.

상대로부터 원하는 대응을 숙고한 후 분명하게 전달해야 합니다

.

여섯번 째 단계

:

상대방에게서 나올법한 질문들을 예상하고 그들이 요청하기 전에 필요한 정보들을 제공합니다

.

예로

,

상대가 추후 필요로 할 추가적인 정보에 대한 링크나 문서들을 첨부해서 보내줄 수 있을 것입니다

.

간결하고 명확한 이메일 작성이 중요한 또 다른 주된 이유는 이것이 상대로부터 더 빠른 회신을 받을 수 있도록 도와주기 때문입니다

.

이를 달성하기 위한 보너스 팁을 드립니다

.

보너스 팁

:

이메일로 누군가에게 요청하면서 빠른 회신을 바란다면 약어

“*ASAP*”(

혹은

“*as soon as possible*”)

과 같은 표현은 피하기를 바랍니다

.

특히 비즈니스 상황에서

“*ASAP”*

는 너무 모호한 표현이기 때문입니다

*.*

대신 정확한 기한과 그에 대한 이유를 제시하십시오

.

그렇게 한다면 상대방은 시급한 정도를 이해하고 그에 따라 일에 우선순위를 정할 것입니다

.

예를

들자면

이렇게

쓸

수

있습니다

: “*Could you complete* [

작업

. *by* [

날짜와

시간

. *because* .

이유

.”. “*Could you complete this”*

와


같은


화법은


덜


강압적으로


보입니다
*.*

또

다른

좋은

방식은

: “*It would really help me out if you could reply by* [

날짜와

시간

..”

입니다

.

주어진

마감일의

준수를

요구하는

것보다

상대방에게

도움을

요청하는

편이

더

효과적일

것입니다

.

명확한 이메일은 당신이 생각하기에 상대방이 필요할 법한 내용을 쓰는 것이 아닙니다

.

명확한 이메일은 진짜 상대가 알아야 하는 것들에 대한 정확한 정보를 제공하는 것입니다

.

이렇게 할 때 당신의 이메일은 읽는 사람들에게 더 가치 있는 내용이 될 것입니다

.

그리고 당신은 이를 통해 이메일을 쓰는 목적을 실현할 수 있을 것입니다

.
![](https://image.wanted.co.kr/optimize?src=https://hr.wanted.co.kr/wp-content/uploads/2023/02/profile_Simon-Bureau-1024x261.png&w=680&q=100)

알고 있나요? 명확한 이메일을 작성하는 법은 영문과 국문 모두 같습니다.

인살롱

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